AMA Association Maurice Archives
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	Statuts

Article I
Association Maurice Archives - AMA

Il est fondé selon la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 et tous les avenants successifs, entre les Adhérents aux présents statuts, une ASSOCIATION dénommée « Association Maurice Archives ».

Article II
Cette ASSOCIATION a pour but :

- La recherche généalogique et historique, et celle en lien avec le patrimoine, et toutes activités s’y rapportant.
- La promotion de l’entraide entre chercheurs intéressés par la généalogie et l’histoire des territoires de l’Océan Indien (Ile Maurice et autres territoires de l’Océan Indien [liste non limitative]), par tous moyens légaux permettant la sauvegarde du patrimoine.
- La sauvegarde des documents d’archives, comme les registres d’État Civil, les registres paroissiaux, les registres de cimetières, tous les registres, photos, documents, supports divers relatifs aux travaux de l’association (liste non limitative).
- Des numérisations, des dépouillements, des relevés systématiques et des traitements informatiques (liés ou non à Internet) seront effectués. Ces travaux pourront évoluer en fonction des moyens disponibles existants ou à venir.
- La mise en œuvre d'actions ou de réalisations contribuant à la sauvegarde et à l’étude du patrimoine archivistique de l’Ile Maurice et des autres territoires de l’Océan Indien (liste de ces actions, non limitative).
- L’entraide sur et hors le réseau Internet, par tous les moyens et services appropriés.
- L'accès aux chercheurs de l’Association à une communauté de travail et de recherches.

Article III
SIÈGE SOCIAL DE L'ASSOCIATION

Celui-ci est fixé actuellement chez Monsieur Gérard Yves Heeraman, [PV du 04/09/09 adressé en Préfecture - M. Heeraman n'étant plus membre du Bureau]

(Adresse à demander)

Il pourra être transféré par simple décision des fondateurs.

Article IV
DURÉE de L'ASSOCIATION

L'Association est fondée pour une durée illimitée.

Article V
L'ASSOCIATION se compose :

- 5-1 - de Membres fondateurs : Ils sont à l’origine de l’association et font partie intégrante, à vie, de l'Association, du Bureau et de son Conseil d'Administration, sauf renonciation de leur part ou dissolution de l’association.
- 5-2 - de Membres d'honneur : Ce sont des personnes morales ou physiques qui rendent ou ont rendu des services signalés à l'Association. Ils sont proposés par le bureau et sont reçus membres d'honneur après acceptation du dit bureau. Ils ne sont pas astreints à payer une cotisation mais peuvent faire preuve de mécénat.
- 5-3 - de Membres bienfaiteurs : Ce sont les adhérents qui apportent leur soutien à l'Association, soit en versant une cotisation annuelle définie par le bureau, soit en faisant un don financier ou matériel à l’Association. Ce titre est décerné par le bureau.
- 5-4 - de Membres actifs : Ce sont les adhérents, personnes physiques, qui donnent de leur temps pour les numérisations, les relevés systématiques et toutes autres tâches demandées par le bureau ou le Conseil d'Administration.

L’admission comme membre actif ou membre bienfaiteur, de l’association nécessitera la réception du formulaire d’inscription dûment complété ainsi que le parrainage d’un adhérent de l’association « GeneaMAU » et d’un adhérent de l’association « Association Maurice Archives ». Le parrainage peut-être effectué par un membre adhérent aux deux associations.
Si le bureau approuve, à la majorité, cette demande d’admission, le candidat pourra devenir membre.

Article VI
Admission

Pour être Membre de l'Association il faut :
- Etre agréé par le bureau qui statue à chacune de ses séances sur les demandes d'admission.
- Avoir payé sa cotisation annuelle. Cotisation dont le montant est fixé par le bureau.
- Les membres actifs et bienfaiteurs doivent être parrainés par l’« Association Maurice Archives » et l’Association « GeneaMAU », comme défini à l’article V.

La demande d'admission peut se faire par courrier postal ou électronique (INTERNET).
Le bureau pourra refuser des adhésions, sans avis motivé aux intéressés.

Article VII
La qualité de Membre se perd :

- Par démission (s'il s'agit d'un Administrateur, la démission doit être donnée par écrit) avec préavis d'un mois.
- Par décès.
- Par décision du Conseil d'Administration, pour non paiement de la cotisation ou pour faute ou manquement à l'éthique de l'Association, signifiée par lettre recommandée avec accusé-réception, le membre concerné ayant préalablement été appelé à fournir ses explications au Conseil d'Administration.
- Par dissolution de l'Association.
Tout membre quittant l’association est tenu de rendre au bureau tous les documents, tous les supports divers, tous les outils de travail et toutes les informations qui lui avaient été fournis par l’Association.
Il s’interdit de diffuser, à d’autres associations, à des organisations diverses, sur Internet ou sur tout autre support de diffusion, la totalité des copie des numérisations et dépouillements ou autres travaux effectués pour l’association directement ou indirectement, et d'en faire usage à des fins commerciales.
Il a l’obligation de citer comme source l’Association Maurice Archives pour toute information issue de l’Association.

Article VIII
RESSOURCES de l’Association

- Cotisations annuelles versées par les membres fondateurs et les adhérents actifs ou bienfaiteurs, dont les taux sont fixés par le Bureau.
- Subventions accordées par l’Etat, les collectivités territoriales ou tout autre organisme officiel.
- Dons à l’Association.
- Ventes et exécutions de travaux exceptionnels, de relevés, de documents imprimés ou de supports informatiques.
- Recettes de publicités publiées par l’Association.
- Intérêts des fonds déposés.
- Et en général tous produits ou services, fruits du travail des membres de l’Association.
- Tous les apports nécessaires à la mise en place et au fonctionnement des projets de l’association.
Toutes les ventes de produits et de services peuvent être autorisées pour l’intérêt de l’association. Les ventes peuvent être effectuées à des membres de l’Association et à des non membres de l’Association.

Article IX
CONSEIL D'ADMINISTRATION

- Pendant le premier exercice, et dans l’attente de la Première Assemblée Générale, l'Association sera dirigée provisoirement par un Conseil d'Administration composé des seuls membres fondateurs.
- Ultérieurement :
9-1 - L'Association est dirigée par un Conseil d'Administration formé au moins des deux membres fondateurs qui en sont membres de droit, et au plus du nombre de membres défini par le bureau qui statue lors d’une de ses séances.
Excepté les membres fondateurs qui, sauf démission écrite de leur part, sont reconduits dans les fonctions dont ils souhaitent assumer la charge au sein du bureau et du Conseil d’Administration, le Conseil d’Administration est renouvelé tous les cinq ans. Les membres sortants du Conseil d'Administration sont rééligibles.
9-2 - Les Membres du Conseil d'Administration sont obligatoirement majeurs et jouissants du plein exercice de leurs droits civils ainsi qu'ils le déclarent.
9-3 - En cas de vacance de poste, le Conseil d'Administration pourvoit provisoirement au remplacement qui devra être ratifié par le bureau et par le Conseil d’Administration. Les pouvoirs des membres du Conseil d'Administration ainsi élus prennent fin au terme du mandat de l'administrateur remplacé.
9-4 - Les candidatures au Conseil d'Administration doivent être déposées au plus tard un mois avant la date de l'Assemblée Générale et être agréées par le bureau.
9-5 - Le Conseil d'Administration se réunit au moins une fois par an et chaque fois qu'il est convoqué par le Président ou à la demande du bureau ou de la moitié de ses membres ; les convocations, rédigées par le Président, indiquent l'ordre du jour et sont adressées au moins quinze jours avant la date de la séance. Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante. Ne sont traités que les sujets inscrits à l'ordre du jour ; cependant le Conseil d'Administration peut délibérer sur un autre sujet, sans vote.
Pour qu’une question soit traitée à l’ordre du jour elle doit être soumise au bureau trente jours avant la réunion du Conseil d’Administration. Le bureau décidera si celle-ci sera traitée lors de la réunion du Conseil d’Administration.
9-6 - Il est tenu procès-verbal des séances (PV). Les PV sont signés par le Président et la Vice présidente trésorière chaque fois qu'est traité un sujet financier. Les PV sont transcrits sans blanc ni rature sur un registre.
9-7 - Le Conseil d'Administration peut délibérer en présence de personnes invitées appartenant ou non à l’Association. Elles ont voix consultative.
9-8 - Le Conseil d'Administration se réunit physiquement ou de façon virtuelle en utilisant les différentes possibilités offertes par Internet.
9-9 - Le Conseil d'Administration est chargé de prendre, sur proposition du bureau, toutes les décisions contribuant à réaliser l'objet de l'association. Il pourra notamment décider des conditions de consultation des données de l'association.

Article X
BUREAU

Excepté les membres fondateurs qui, sauf démission écrite de leur part, sont reconduits dans les fonctions dont ils souhaitent assumer la charge au sein du bureau, le bureau est renouvelé après chaque renouvellement du Conseil d’Administration.
Les membres sortants du bureau sont rééligibles.

Le Conseil d'Administration élit en son sein, après chaque renouvellement, un Bureau composé des membres fondateurs et du nombre de membre défini par les membres fondateurs.
Les membres fondateurs sont :

- Un président : Gérard Yves HEERAMAN [PV du 04/09/09 adressé en Préfecture suite au changement du bureau - M. Gérard Yves HEERAMAN quittant celu-ci]

- Une vice présidente, trésorière : Patricia TERRIER - CHASTEAUNEUF [Présidente / Trésorière - PV du 04/09/09 adressé en Préfecture suite au changement du bureau ]

Le secrétariat sera assuré par ces deux personnes tant que le bureau sera ainsi constitué.

- [Vice-Président / Secrétaire : M. Gugu GUIEU - PV du 04/09/09 adressé en Préfecture suite au changement du bureau ]

Les fondateurs décideront de l’évolution de la constitution du bureau.
Si le bureau intègre d’autres membres ceux-ci seront des membres sortants lors du renouvellement du bureau et ils seront rééligibles. Le Bureau se réunit, physiquement ou de façon virtuelle (cf. article 9-8), à l’instigation du Président ou à celle de l'un de ses membres. Ces réunions sont informelles.
Le Président ordonnance les dépenses, après accord du Conseil d'Administration.Il représente l'Association dans tous les actes de la vie civile.
Le Trésorier est chargé de la comptabilité de l'Association, il prépare le budget, encaisse les recettes, règle les dépenses et établit les comptes annuels.
Le secrétariat prend en charge la rédaction des comptes-rendus et tout autre document lié au fonctionnement de l'association.

Article XI
ANTENNE MAURICIENNE

Des membres résidant à l’Ile Maurice et membre actifs de l’association seront désignés pour représenter l’association.
Le représentant de cette antenne sera choisi par le bureau.

 Article XII
L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Se réunit statutairement une fois tous les cinq ans sur convocation du Président. Elle comprend toutes les catégories de membres. Seuls les membres cotisants depuis plus d’un an ont droit de vote. Les membres récents (moins de un an) participent à l'Assemblée Générale sans droit de vote.
Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.

Les convocations sont envoyées 15 jours avant la date de l'Assemblée Générale par voie d'Internet ou par voie postale ou par tous moyens à la convenance du bureau ; elles mentionnent l'ordre du jour, fixé par le Conseil d'Administration. Ne sont traités que les sujets inscrits à l'ordre du jour. Cependant, l'Assemblée Générale peut débattre d'un autre sujet, sans vote.
Pour qu’une question soit traitée à l’ordre du jour elle doit être soumise au Conseil d’Administration trente jours avant l’Assemblée Générale. Le Conseil d’Administration décidera si celle-ci sera traitée lors de l’Assemblée Générale.
L'Assemblée Générale entend les rapports sur les activités du Conseil d'Administration, sur la situation financière et morale de l'Association.
Tous les membres (fondateurs, d’honneur, bienfaiteurs, actifs) pourront voter sur les sujets proposés, en délibération par vote, par le Conseil Administration.
Le rapport annuel et les comptes sont adressés tous les cinq ans à tous les membres de l’Association.
Les Procès-Verbaux de l'Assemblée Générale sont transcrits comme ceux du Conseil d'Administration.

Article XIII
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE :

L'Assemblée Générale se réunit tous les cinq ans par tous moyens à sa convenance y compris les outils de communications liés à Internet.
Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. Chaque membre ne peut détenir qu'un nombre limité de deux mandats. Les décisions peuvent être prises à mains levées ou par recours au scrutin secret, selon la décision du bureau.
Le président, assisté des membres du Conseil d'Administration, préside l'Assemblée et expose la situation morale de l'Association.
Le trésorier rend compte de sa gestion et explique le bilan à l'Assemblée.

Article XIV
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ETRAORDINAIRE :

Si besoin est, ou sur la demande de la moitié plus un des membres inscrits, le Président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire.

Article XV

UN REGLEMENT INTÉRIEUR peut être établi pour régir le fonctionnement de l'Association pour tout ce qui n'est pas prévu aux présents statuts. Il est rédigé et approuvé par le Conseil d’Administration et devient exécutoire sans délai.

Une CHARTE sera rédigée par le bureau pour les membres.
Les numériseurs, dépouilleurs et toutes les personnes ayant connaissance des documents d’archives, de leurs relevés ou de toute autre information liée aux projets de l’association, devront obligatoirement accepter et signer cette charte.

Article XVI
MODIFICATION DES STATUTS :

Il ne peut en être délibéré que par le Conseil d'Administration spécialement convoqué à cet effet et qui doit se prononcer à la majorité des administrateurs et avec l'accord de tous les membres du bureau. 

La modification des statuts de l'Association devra faire l'objet, dans les trois mois qui suivront la décision, d'une déclaration en Préfecture ; de plus, elle sera transcrite sur un registre spécial.

Article XVII
DISSOLUTION :

La dissolution volontaire, ne peut se faire que sur proposition du bureau convoqué à cet effet et qui doit se prononcer à la majorité de tous les membres du bureau. 

En cas de dissolution, un ou plusieurs liquidateurs seront nommés par le bureau pour décider de la répartition des actifs et des passifs de l’association.
En cas de dissolution volontaire, statutaire ou prononcée par justice, les biens de l'association seront dévolus conformément au règlement intérieur et approuvé par une délibération du Bureau.
La dissolution de l'Association devra faire l'objet, dans les trois mois qui suivront la décision, d'une déclaration en Préfecture ; de plus, elle sera transcrite sur un registre spécial.
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Les présents statuts ont été adoptés en Assemblée Générale constitutive par les fondateurs réunis par vidéoconférence, le lundi 18 août 2008.
FAIT EN 10 EXEMPLAIRES dont l'un est déposé à la Préfecture de la Marne.

POUR LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
Le bureau,
MEMBRES FONDATEURS :
- Monsieur Gérard Yves HEERAMAN, président [PV du 04/09/09 adressé en Préfecture suite au changement du bureau - M. Gérard Yves HEERAMAN quittant celu-ci]
- Madame Patricia TERRIER - CHASTEAUNEUF, vice-présidente trésorière - [Présidente / Trésorière - PV du 04/09/09 adressé en Préfecture suite au changement du bureau ]
- [Vice-Président / Secrétaire : M. Gugu GUIEU - PV du 04/09/09 adressé en Préfecture suite au changement du bureau ]

Page documents officiels

	Pour nous contacter
Association Loi 1901 - Déclarée à la Préfecture de la Haute-Savoie sous le N° W512000491 [PV du 04/09/09 adressé en Préfecture pour changement de Siège Social]