AMA Association Maurice Archives

Règlement intérieur

L’Association Maurice Archives, l’AMA, est une association ayant pour objectifs d’effectuer des actions permettant la réalisation d’actions en faveur de la Généalogie, l’Histoire et le Patrimoine des territoires de l’Océan Indien (Ile Maurice et autres territoire de l’Océan Indien [liste non limitative]).

Article I - Introduction

Ce règlement intérieur complète les statuts.
Afin de protéger l’AMA, son travail et ses informations, il est important de respecter certaines règles qui font l'objet de ce règlement intérieur.
Chaque adhérent se doit de prendre connaissance des statuts et du règlement intérieur dès son adhésion et d’en accepter la teneur, d’y adhérer pleinement en toute connaissance de cause et de les respecter.
Les membres « actifs » ont, en plus, l’obligation d’accepter la Charte des bénévoles, d’y adhérer pleinement en toute connaissance de cause, de la respecter et de la retourner signée à l’AMA.
L’adhérent s’engage à fournir à l’Association tout changement d’adresse e-mail ou postale, ou de numéro de téléphone.

Article II - Cotisations

L’adhésion gratuite (membres actifs – membres d’honneur) et la cotisation (membres bienfaiteurs – membres fondateurs) est valable :
- pour une personne
- et pour une année du 1er janvier de l’année au 31 janvier.
Les inscriptions durant le 4ème trimestre prendront effet à réception et les adhésions seront alors aussi valables l'année civile suivante.

L’appel de cotisation sera effectué en décembre de chaque année.
Le bulletin de renouvellement d’adhésion doit être envoyé avant le 1er février et en cas de paiement de cotisation, la cotisation doit être versée avant le 1er février de chaque année civile.

Le membre qui n’aurait pas respecté cette date recevra un rappel (par Internet) lui accordant un délai jusqu’au 1er mars.
En cas de non réponse, de non envoi du bulletin renouvelant l’adhésion, et de non paiement pour les membres bienfaiteurs, l’adhérent se verra radié de l’Association sur simple décision du Bureau.

Toute cotisation versée à l'Association est définitivement acquise. Aucun remboursement ne peut être exigé.

Article III - Adhésion

L’admission comme membre actif ou membre bienfaiteur, de l’association nécessitera :
- la réception du bulletin d’adhésion dûment complété et signé avec la mention manuscrite « Lu et approuvé, bon pour accord »
- le parrainage d’un adhérent de l’association « Association Maurice Archives ».
- le parrainage d’un adhérent de l’association « GeneaMAU »
Le parrainage peut-être effectué par un même membre, s’il est adhérent aux deux associations.

Si le bureau approuve, à la majorité, cette demande d’admission, le candidat pourra devenir membre.
Le bulletin d’adhésion est à demander à Patricia CHASTEAUNEUF, à l’adresse :
(Cette adresse pourra être changée et la nouvelle adresse sera communiquée par voie d’Internet)
Pour les membres mineurs, ce bulletin devra impérativement être rempli par le représentant légal.
Les mineurs ont droit de vote à partir de l’âge de 16 ans.

Chaque nouvel adhérent pourra prendre connaissance des statuts et du règlement intérieur à jour par l’intermédiaire d’un des espaces Internet de l’AMA ou sur demande par courriel ou par courrier postal (en cas de courrier postal, il sera nécessaire de joindre une enveloppe timbrée et libellée à l’adresse du destinataire).
L’adhésion est soumise à l’inscription sur la liste de discussion des membres de l’AMA, groupe nommé « Maurice Archives »
Chaque nouvel adhérent recevra une invitation pour rejoindre cette liste.
Toutes les informations liées au fonctionnement de l’AMA seront diffusées sur cette liste :
http://fr.groups.yahoo.com/group/MauriceArchives

Lors du départ ou de l'arrêt de l'activité d'un bénévole, ou de la cessation de son activité, la poursuite de celle-ci par un autre bénévole doit être rendue possible immédiatement.

Article IV - Exclusion

Conformément à l'article VII des statuts, un membre peut être exclu par décision du Conseil d’Administration, pour les motifs suivants:

- Non paiement de la cotisation.
- Faute ou manquement à l'éthique de l’AMA.
- Propos désobligeants (insultes, discriminations raciales, atteintes à la vie privée, intimidations, menaces, chantages, et autres actions répréhensibles ou irrespectueuses).
- Non respect des statuts, du règlement intérieur, de la Charte signée.

L’engagement de la procédure d’exclusion sera notifié par l’AMA par tous moyens à la convenance de l’Association.
Le membre concerné pourra être amené à fournir des explications.
La décision de radiation sera notifiée par lettre recommandée avec AR.

Aucune restitution de cotisation n’est due au membre exclu.

Tout membre quittant l’AMA est tenu de respecter les clauses inscrites aux statuts et en particulier l’Article VII des statuts.
Tout membre bénévole est tenu à ces mêmes obligations également énoncées dans la Charte des bénévoles.

Article V - Fonctionnement de l’AMA

Tout membre de l’AMA s'engage à ne pas utiliser à des fins commerciales les données qui lui sont confiées.
Il en va de même de tout logiciel, programme ou autre outil mis à sa disposition.

1. Assemblée Générale

Son fonctionnement est indiqué dans l’Article XII des statuts.
Elle se réunit tous les cinq ans sur convocation du Président.
La date de la première Assemble Générale sera fixée par le bureau.
Celle suivant la première assemblée générale doit avoir lieu avant la fin de la cinquième année.

La réunion de l’Assemblée Générale peut se faire grâce aux moyens de communication comme par exemple ceux utilisables sur le Net. Cette réunion peut être virtuelle ou avec des personnes physiquement présentes.

S’il ne peut assister à l’Assemblée Générale, l’adhérent peut confier son pouvoir à un autre membre présent à l’Assemblée Générale, soit nominativement, soit en laissant au Bureau le soin de le confier à un membre présent.
Le pouvoir doit être signé par l'adhérent et adressé au Bureau qui le fera signer à l'adhérent auquel il sera confié.
Les votes par procuration (2 procurations maximum par membres présents) sont autorisés dans le cadre de l’Assemblée Générale uniquement.
Les procurations non nominatives sont réparties entre tous les membres présents.

Un secrétaire de séance est désigné en début de réunion. Il rédige le procès-verbal, qui sera adressé dans le mois qui suit à chacun des membres de l’Association, par l’intermédiaire d’Internet.
Les votes s'effectueront soit à bulletin secret, déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance, soit à mains levées ; le vote à bulletin secret est de droit dès qu'un votant le demande.
Les votes par procuration sont autorisés dans le cadre de l’Assemblée Générale uniquement.

2. Assemblée Générale Extraordinaire

Le président peut convoquer une assemblée Générale Extraordinaire en cas de sujets urgents ou graves nécessitant cette réunion.
Tous les membres à jour de leur cotisation sont convoqués par convocation exceptionnelle par Internet.
Le vote s'effectue par bulletin secret, déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance.
Un secrétaire de séance est désigné en début de réunion. Il rédige le procès-verbal.
Les votes par procuration sont autorisés dans le cadre de l’Assemblée Générale extraordinaire.

3. Candidature au Conseil d’Administration

Toute candidature au Conseil d’Administration devra respecter l’Article IX des statuts.
Tout adhérent peut faire acte de candidature pour entrer dans le Conseil d'Administration.
Chaque candidature sera soumise :
- à l’accord préalable du bureau
- au vote des membres du Conseil d’Administration
Rappel extrait des statuts :
« Excepté les membres fondateurs qui, sauf démission écrite de leur part, sont reconduits dans les fonctions dont ils souhaitent assumer la charge au sein du bureau et du Conseil d’Administration, le Conseil d’Administration est renouvelé tous les cinq ans. Les membres sortants du Conseil d'Administration sont rééligibles. »

Le bureau se réserve le droit d’accepter, à tout moment, toute nouvelle candidature au sein du Conseil d’Administration.
Les membres élus le sont pour cinq ans. Ils doivent se représenter s’ils souhaitent rester membre du Conseil d’Administration.
Il est demandé aux membres du Conseil d’Administration de ne pas prendre de responsabilités dans un projet incompatible avec les objectifs de l’AMA (sauf accord du bureau).

Le vote du Conseil d’Administration, lors d’une candidature, se fera à bulletin secret, déposé dans une urne tenue par le secrétaire de séance.

4. Fonctionnement du Conseil d’Administration

Un secrétaire de séance est désigné en début de réunion. Il rédige le procès-verbal, qui sera adressé, dans le mois qui suit, à chacun des membres du CA par l’intermédiaire d’Internet.

Les votes s'effectueront soit à bulletin secret, déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance, soit à mains levées ; le vote à bulletin secret est de droit dès qu'un votant le demande.

Les informations échangées entre les membres du conseil d'administration sont confidentielles et ne doivent en aucun cas être divulguées en dehors du dit conseil sans l'accord de ses membres.
Chaque membre du CA est tenu d’avoir des propos en accord avec l’éthique de l’AMA, il s’engage à ne pas nuire à l’Association. Il s’engage à ne pas prendre d’engagement au nom de l’AMA sans l’accord du bureau.

5. Candidature au bureau

Toute candidature au bureau devra respecter l’Article X des statuts.
Seuls les fondateurs de l’Association décideront de la constitution du bureau qui est à ce jour composé d’un président et d’une vice-présidente trésorière. Pour le compléter à trois membres, ils peuvent s'adjoindre par cooptation un membre qui devra assumer le rôle de secrétaire, et qui, sauf démission écrite de sa part, sera reconduit au sein du bureau dans la fonction qu'il souhaite assumer.
Rappel extrait des statuts :
« Le Conseil d'Administration élit en son sein, après chaque renouvellement, un Bureau composé des membres fondateurs et du nombre de membres défini par les membres fondateurs. »
Si le bureau sollicite des candidatures, une année de présence au Conseil d’Administration sera nécessaire, pour faire acte de candidature à un poste au Bureau de l'Association Maurice Archives, sauf décision contraire des membres fondateurs en accord du Bureau.

Article VI - Travaux de l’AMA

Sont considérés notamment comme travaux toutes les actions, les documents et les supports réalisés par ou pour l’AMA.
- Photographies et/ou numérisations de toutes archives, documents, supports, etc… (liste non limitative)
- Saisies informatiques ou saisies sur papier.

Les bénévoles sont soumis à une Charte qu’ils sont tenus de signer. Ils réalisent des travaux (liste non limitative) pour l’AMA.

Toutes les réalisations et travaux (liste non limitative) effectués pour l’AMA devient propriété de l’Association qui est autorisée à les utiliser et à les modifier.

L’Association Maurice Archives est autorisée à prendre toutes mesures pour assurer l’accès le plus large possible aux relevés, à ses membres ainsi qu’aux chercheurs et généalogistes amateurs extérieurs dans le cadre de leurs recherches personnelles.
Les images, les relevés et tous les travaux et toutes les actions (liste non limitative) réalisés par les photographes, les numériseurs, les dépouilleurs et les bénévoles, restent leur propriété à égalité avec l’Association Maurice Archives qui en aura définitivement la propriété.
Ceux-ci ne pourront pas être transmis ou divulgués à des fins commerciales ou, dans leur intégralité à d’autres organisations.

L’AMA organise les transferts des données en fonction des besoins et en assure la sauvegarde.

Actuellement le fonctionnement est le suivant :
- Les photographies et numérisations sont transmises sur la BAL :

- Les fichiers NIMEGUE ou tous fichiers de résultats sont envoyés sur la BAL :

L’utilisation d’un FTP sera probablement proposée par la suite.
Toutes les modifications à ce fonctionnement seront indiquées sur la liste Maurice_Archives.
Les envois de fichiers de numérisations, de relevés, et tous les autres fichiers de données participant aux projets de l’AMA doivent respecter ce fonctionnement.
Aucun fichier ne doit être transmis en privé à une autre adresse que les adresses indiquées dans ce règlement.

L’organisation des différents travaux et les discussions entre bénévoles se font sur une liste de discussion nommée « Maurice_Archives »
http://fr.groups.yahoo.com/group/MauriceArchives
Chaque membre actif est tenu de s’inscrire et il recevra une invitation dès réception de la Charte qu’il aura signée.

Les photographes et les dépouilleurs sont autorisés à conserver le fruit de leur travail, sous les conditions d’utilisation définies dans la Charte des Bénévoles. Ils acceptent d’en donner un double à l’AMA.
L’AMA est également propriétaire de ces données.
Le bénévole ne peut en aucun cas en faire une utilisation commerciale (toute vente totale ou partielle est interdite) ou transmettre l’intégralité de ses données à une autre organisation ou à une personne privée.

L’AMA se réserve le droit d’utiliser ces données dans le cadre des objectifs de l’Association.

Tous les accords signés auxquels l’AMA sera tenu de se conformer seront également à respecter par les membres.
L’AMA s’engage à informer les bénévoles des accords qui seront éventuellement signés ultérieurement et qu’ils auront à respecter.
A ce jour aucun accord particulier n’a été signé par l’AMA.

Les membres s’engagent, par le présent règlement intérieur, à ne réaliser de tirages papier de leurs relevés après décryptage, que pour leur propre utilisation personnelle dans le cadre de leurs recherches familiales et à ne jamais monnayer ces documents.
Les bénévoles doivent tenir informés les responsables de l’AMA de tout changement pouvant intervenir dans leur fonctionnement et leur collaboration.

L’AMA n'est pas responsable des erreurs, toujours possibles, de transcription.
En cas de dons de données à l’AMA, l’association n'est pas responsable des données envers le déposant à qui il appartient d'en faire une sauvegarde. L’AMA ne sauraient être tenues responsables pour des données déposées en infraction avec la réglementation ou sans accord des tiers ; le dépositaire des dites données est seul responsable.

Article VII
l’AMA - Internet - Collaboration

1. Internet
Suivant les accords passés avec les organismes permettant les travaux de l’AMA, les résultats de ces travaux seront publiés sur Internet.
Ces publications se feront sur le site de l’AMA : http://www.amamu.org
La consultation sera accessible à toute personne (membre ou non membre de l’AMA) sur simple demande d’un accès. Après accord, cet accès sera délivré à toute personne transmettant ses prénom, nom et une adresse mail de son FAI.

Toute transmission d’informations ou de renseignements provenant de l’AMA, et toute utilisation des données librement consultables de l’AMA sont soumises à la citation du texte : Source : « Association Maurice Archives ».

Le bureau de l’AMA se réserve le droit d’autoriser des publications sur différents espaces du web.

2. Collaboration

L’Association Maurice Archives se réserve la possibilité d’adhérer à des organismes en conformité avec les objectifs et l’éthique de l’AMA.
Entre autre, elle pourra éventuellement adhérer au Groupe GENEABANK :  http://www.geneabank.org.
En cas d’adhésion à GénéaBank, l’AMA distribuera aux adhérents, qui en feront la demande, des points pour permettre l’accès à leur banque de données.

Cette adhésion restera valable tant que l’éthique de GENEABANK ou de tout autre organisme semblable et choisi par l’Association Maurice Archives perdurera. A défaut, l’Association recherchera une autre banque de données conforme à l’esprit attendu.

Avec leur accord, l’Association Maurice Archives assurera sur son site la publicité d’associations ou d’organismes ayant des buts similaires. Elle réalisera également des échanges et nouera des relations avec toutes les associations ou organismes ayant les mêmes buts que ceux indiqués dans ses statuts.

Article VII
Dispositions diverses

Les différents points évoqués dans ce règlement sont soumis à la seule décision du bureau.

Le règlement intérieur est établi par le bureau.
Il devient immédiatement exécutoire.

Si nécessaire, il sera modifié à tout moment - et sans que quiconque des adhérents puisse s’y opposer - par le bureau, seul habilité à sa rédaction.

Ce règlement intérieur (et éventuellement celui qui serait modifié) sera disponible pour tous les membres de l'association, par l’intermédiaire d’Internet, dans le mois suivant sa rédaction.

Le règlement s'impose à tout adhérent dès son adhésion.

Lu et approuvé par les membres fondateurs formant le Bureau à la création de l'Association le 21 août 2008.

Règlement intérieur du 20 septembre 2008.

Modifié le 30 novembre 2008.

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Association Loi 1901 - Déclarée à la Préfecture de la Haute-Savoie sous le N° W512000491 [PV du 04/09/09 adressé en Préfecture pour changement de Siège Social]